Suosittelemme

Jarkko Pippola, Yrittäjä, Data Group SataIT 10.12.2018
Mika Krankkala, Account Manager, Samsung 20.11.2018
Data Group 24.10.2018

Avainsanat

Jaa sisältö

Tiedon määrä kasvaa vuosittain hurjaa vauhtia.

Ei varmaan ole olemassa enää yhtään yritystä, jolla ei jossain vaiheessa olisi ollut haasteita asiakirjojen- ja tiedonhallinnan kanssa. Tehokkaat prosessit sekä sopivat työkalut vapauttavat työntekijöiltä aikaa ja energiaa keskittyä olennaisimpiin tehtäviin. Tässä on yksi tyypillinen dokumentinhallinnan ongelmatilanne, ja kuvaus miten sen ratkaisuksi muodostui EASY Toimi Dokumentinhallinta. 

Arkistoinnin ongelmista käytäntöjen tehostumiseen

Yrityksellä oli dokumentinhallinnan kanssa ongelmia, koska sähköpostin ja postin kautta tulleita erilaisia ilmoituksia ja lomakkeita tulostettiin, skannattiin sekä talletettiin mappeihin. Ongelmaksi muodostui myös erinäisten liitetiedostojen ja muiden viestien hallinta. Lisäksi keskeneräisten töiden ja niitä viimeksi käsitelleiden työntekijöiden jäljittäminen tunnistettiin ongelmaksi.

Ensimmäinen ongelma sai ratkaisun, kun sähköpostiin tulevat lomakkeet ohjattiin suoraan uuteen dokumentinhallinnanjärjestelmään ja paperipostina saapuneet ilmoitukset skannattiin sinne suoraan. Asioihin liittyvät tiedot voitiin nyt liittää samaan asiayhteyteen, jolloin niiden hakeminen helpottui metatietojen avulla. Metatiedoilla kaikkiin tiedostoihin saadaan liitettyä useita tunnisteita, jolloin ne voidaan löytää kätevästi avainsanojen tai näkyminen kautta. Tunnisteita voidaan laittaa esimerkiksi asiakkaiden, käsittelijöiden tai tuoteryhmien mukaan. Yhteen asiakkaaseen tai projektiin liittyvät kaikki tiedostot löytyvät siis nopeasti niille määriteltyjen metatietojen avulla. 

Muistutustoiminnot toivat selkeää hyötyä toimitusten ja projektien loppuun viemiseen: Jos tietyn asian käsittely, on jossain tilassa yli määritellyn ajan, siitä lähtee muistutus käsittelijälle tai viime kädessä toimitusjohtajalle. Kaikille käsittelijöille luotiin mahdollisuus nähdä, mitä ja missä tilassa olevia töitä kenelläkin on, joten asiakaspalvelu nopeutui selkeästi. Heidän ei tarvinnut kuin katsoa EASY Toimesta työnkulun tilaa ja kysyä suoraan käsittelijältä, tarvitsematta miettiä kuka viimeksi asiaa on käsitellyt.

Yllättävä hyöty

Toiminnanohjauksellisesti seuraavalle tasolle päästiin, kun dokumenteille vielä määriteltiin työnkulku. Työnkululla saatiin kaikkien nähtäville tieto esimerkiksi keskeneräisistä myyntiprojekteista. Työnkulkuja voivat olla esimerkiksi ”Odottaa lisätietoja” tai ”Siirtynyt maksuun”. Tällä ratkaistiin myös ongelma, miten saada tietylle käsittelijälle tieto vaadituista toimenpiteistä. Työnkulun avulla pystytään säätämään, että tiettyyn tilaan siirrettäessä esimerkiksi vain toimitusjohtajalla on mahdollisuus siirtää se seuraavaan käsittelytilaan.

Projekti tehtiin yritykselle ensisijaisesti vain dokumentinhallintaan, mutta lopulta tulokseksi saatiin pienimuotoinen toiminnanohjausjärjestelmä. Pelkällä dokumenttien kokoamisella tunnisteineen ja työnkulkuineen, saatiin käsittelyyn tehokkuutta ja liiketoimintaan selkeää ajan säästöä.

StorageIT 23.04.2018

Suosittelemme

Jarkko Pippola, Yrittäjä, Data Group SataIT 10.12.2018
Mika Krankkala, Account Manager, Samsung 20.11.2018
Data Group 24.10.2018

Avainsanat

Jaa sisältö